Digital Unternehmensprozesse
Die Digitalisierung der Unternehmensprozesse nimmt kontinuierlich zu. Die dynamischen Veränderung der Vernetzung erfordern auch für die Buchführung eine Anpassung der Prozesse.
Unser Beratungsangebot umfasst hierbei insbesondere die folgenden Bereiche:
- Optimierung Ihrer digitalen Buchhaltungsabläufe
- Organisation und Einrichtung von digitalen Lösungen zur Unternehmenssteuerung
- Erstellung von Verfahrensdokumentationen zur Vernichtung von Papierbelegen
- Beratung zur Einhaltung der GoBD
Hierfür setzen wir die Softwareangebote der DATEV und des Systempartners Digi-Bel ein.
Digi-Bel: der digitale Belegtransfer.
Mit Digi-Bel reduzieren Sie Ihren Belegaufwand. Anstelle des monatlichen oder vierteljährlichen Pendelordners können Sie die Belege digital an uns übertragen. Die Übertragung kann per e-mail, per scan oder auch mit unser App erfolgen.
Wir erfassen, verbuchen und verknüpfen Ihre digitalen Belege so dass diese auch bei Außenprüfungen der Finanzverwaltung zur Verfügung stehen. Ihre Belegordner werden nicht mehr benötigt.
Wenn Sie eine von uns zertifizierte Verfahrensdokumentation erstellen, können Sie die Belege auch vernichten. Die Belege werden revisionssicher archiviert und können innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen jederzeit wieder zur Verfügung gestellt werden.
Digitaler Zahlungsverkehr
Wir können uns Ihre Kontenbewegungen von Ihrer Bank digital übertragen lassen. Kontoauszüge in Papierform werden nicht mehr benötigt. Dafür wollen wir auch keine PIN oder TAN von Ihnen, einzig einen Lesezugriff über ein zertifiziertes Verfahren (EBICS oder RZ-Bankinfo der DATEV), ist dafür notwendig und wird von Ihrer Bank auf Antrag eingerichtet.
DATEV – Unternehmen online
Datev – Unternehmen online bietet Ihnen dieselben Möglichkeiten wie die Digi-Bel Lösung, geht jedoch weit darüber hinaus.
Datev – Unternehmen online bietet zusätzlich zum Belegtransfer die Möglichkeit des Zahlungsverkehrs; sie können Ihre Eingangsrechnungen über das System, das mit Ihrem Bankkonto verbunden ist, bezahlen.
Außerdem können Sie sich Ihre Buchhaltung, die Konten mit Ihren Belegen, ihre betriebswirtschaftlichen Auswertungen wie auch alle Lohnauswertungen jederzeit abrufen.
Papierbelege werden nicht mehr benötigt
Arbeitnehmer online
Ihren Arbeitnehmern können Sie die Lohnabrechnung digital zur Verfügung stellen. Gesichert durch ein TAN-Verfahren, wie bei einem Bankkonto, können diese die monatliche Lohnabrechnung abrufen und das auch für die vergangenen 10 Jahre. Wenn die Abrechnungen für Vermieter, Banken oder Anträge erforderlich sind, müssen Sie nicht mehr suchen, denn Ihre Arbeitnehmer verfügen über die Informationen, jederzeit und überall über den gesicherten Internetzugang.
Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung Ihrer Buchhaltung insbesondere bei der Erfassung von digitalen Belegen und bei der Einhaltung aller Anforderungen der Finanzverwaltung (GoBD). Hierfür nutzen die modernsten Softwarelösungen der Datev e.G. mit Unternehmen online von Digi Bel (Tool zum Belegtransfer).
Unternehmen Online bildet fast alle Arbeitsabläufe eines Unternehmens ab und unterstützt Sie in der Einhaltung der GoBD. Durch das Online-Portal der Datev wird die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater durch digitale Prozesse erheblich erleichtert.
Darüber hinaus erleichtert Digi Bel den Belegtransfer zwischen Ihnen und unserer Kanzlei. Buchhaltungsbelege können wahlweise durch ein webbrowserbasiertes Uploadportal, einer Upload-App oder einer E-Mailweiterleitung ganz bequem zur Verfügung gestellt werden.
Digitale Buchführung
Für den Erfolg Ihres Unternehmens ist es wichtig, dass Sie jederzeit schnell Einsicht in Ihre betriebswirtschaftlichen Daten nehmen können. Die traditionelle Form – wie der Einsatz von Pendelordnern zum Austausch der Buchführungsunterlagen – setzt hier Grenzen.
Mit Unternehmen online / Digi Bell haben wir eine Lösung geschaffen, mit der Sie tagesaktuell alle relevanten Informationen von überall nutzen können. Durch die elektronische Übermittlung Ihrer Daten zum und vom Steuerberater wird dies möglich.
Unternehmen online / digital ist die moderne Lösung der digitalen Buchführung.
WIR HABEN UNS DARAUF SPEZIALISIERT
Lohn digital
Mit Arbeitnehmer online können wir Ihren Mitarbieter die Lohnabrechnung online zur Verfügung stellen. Sie benötigen keine monatlichen Lohnabrechnungen mehr. Vorteil für die Mitarbeiter: In einem geschützten Archiv stehen Ihnen alle Lohnabrechnungen jederzeit zur Verfügung.
Ersetzendes Scannen
Die Ablage der Geschäftsunterlagen in Papierform über die Aufbewahrungsdauer von 10 Jahren, erfordert Archivräume und bindet Mitarbeiter.
Durch die Nutzung von Unternehmen Online werden Ihre Belege im DATEV Rechenzentrum revisionssicher archiviert. Nach der digitalen Archivierung durch Ersetzendes Scannen können Sie Ihre Papierbelege vernichten.
Die rechtlichen Rahmenbedingungen hierzu sind durch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) festgelegt. Voraussetzung für die digitale Archivierung und die anschließende Vernichtung der Papierbelege sind die Einrichtung eines Internen Kontrollsystems und die Erstellung einer Verfahrensdokumentation.
Prozessoptimierung
Viele Abläufe innerhalb eines Unternehmens haben sich über die Jahre hinweg entwickelt. Im Alltag wird dabei oftmals nicht mehr darüber nachgedacht, weshalb Vorgänge in einer bestimmten Art und Weise abgewickelt werden und ob diese Strukturen sinnvoll sind. Dadurch kommt es vor, dass Vorgehensweisen weitergeführt werden, die umständlich und zeitintensiv sind und dabei unnötig Ressourcen binden. Gerade vor dem Hintergrund der fortschreitenden Digitalisierung und der damit verbundenen Möglichkeiten der Automatisierung, erachten wir es für sinnvoll von Zeit zu Zeit zu überprüfen, inwieweit Abläufe neu strukturiert werden können, um dabei Zeit und Kosten zu sparen. Hierbei können wir Sie mit unserem know how unterstützen.
Upload/Smart Login App
Belege einfach abfotografieren und sofort auf sicherem Weg ins elektronische Belegarchiv transferieren – das macht die App DATEV Upload mobil möglich.
Papier-Belege, die revisionssicher im DATEV-Rechenzentrum archiviert werden sollen, werden in der Regel via Scanner digitalisiert. Mit DATEV Upload mobil geht das auch mit dem Smartphone. Der Anwender kann damit den Beleg gleich dort, wo er entstanden ist, einfach erfassen. Das ist insbesondere bei Belegen über Kleinstbeträge praktisch, die bar bezahlt werden. Quittungen für das Parkhaus oder den Parkplatz, der Einkaufsbeleg für Putzmittel im Supermarkt, der Tankbeleg oder die Portoquittung stehen über den neuen Weg umgehend zur Verfügung.
Mandanten-Fernbetreuung
Die Mandanten-Fernbetreuung ermöglicht uns den direkten Zugriff auf Ihren PC über eine verschlüsselte und damit sichere Internet-Verbindung der DATEV. Wir schalten uns auf Ihren Rechner auf und können dann gemeinsam mit Ihnen Ihren Bildschirminhalt besprechen oder bearbeiten. Über Maus- und Tastatureingaben können wir Ihren PC sogar fernbedienen.
Wenn Sie Fragen bei der Anwendung Ihres Unternehmens – Online haben, sprechen Sie uns bitte an, wir schalten uns bei Ihnen auf und beraten Sie gerne.